Let's Learn! : Microsoft Word - Mail Merge

Wrote by Post Comment

Mail Merge - apa itu mail merge? Ha, mail merge sebenarnya ialah satu proses menggabungkan maklumat di dalam pangkalan data ke dalam dokumen Microsoft Word. Dan mail merge ni juga actually boleh menghasilkan sebuah dokumen yang boleh disebarkan kepada seberapa ramai penerima dalam bentuk surat (letter), sampul surat (envelope), keputusan exam, sijil dan lain-lain dengan hanya beberapa langkah mudah.

Yup, serious talk - memang mail merge sangat mudah :)

Okay, jom kita start buat by steps okay?

= EASY SOLUTION=

Step 1 : Klik 'Mailings' dan klik pada pilihan 'Step by Step Mail Merge Wizard' (mcm rajah .gif di bawah) kalau perlukan bantuan Microsoft Word untuk ajar step-by-step.


Step 2 : Dan sejurus selepas 'Step by Step Mail Merge Wizard' ditekan, akan ada dialog box yang akan keluar di sebelah kanan seperti ini ^^

Teruskan tekan butang next, next dan next - sampailah siap akhirnya mail merge yang hendak dibuat berpandukan setiap arahan yang diberi oleh Microsoft Word~

Okay, dah settle kes mail merge dengan bantuan Microsoft Word. Tapi....macam mana pula dengan kes yang 'Step by Step Mail Merge Wizard' dah ditekan, tapi tak keluar pun arahan atau dialog box seperti di atas??

Don't worry. Mail Merge masih dapat dibuat, tetapi secara manual. Untuk special case macam ni, ada steps lain pula yang perlu diikuti~

Let's go~~

=MANUAL SOLUTION=

Step 1 : Sediakan dokumen terlebih dahulu. Terpulang sama ada dalam bentuk surat rasmi, surat tak rasmi ataupun penyediaan sijil di dalam Microsoft Word.

Step 2 : Klik 'Mailings' dan pilih 'Letters'.


Step 3 : Klik 'Select Recipients' dan pilih 'Type New List' jika tiada list of contacts di dalam sistem. Sekiranya ada, klik kepada 'Use Existing List' (untuk list of contacts di dalam bentuk Excel mahupun Word) ATAU 'Select from Outlook Contacts' (untuk list of contacts yang telahpun wujud di dalam Outlook).


Sebelum kita beralih kpd Step 4, cara untuk mengisi dialog box 'New Address List' adalah seperti berikut :

1) Klik 'Customize Columns' untuk masukkan kriteria data yang dikehendaki.
2) Taipkan data mengikut field data.



Step 4 : Highlight bahagian yang hendak digantikan dengan data-data yang telahpun dimasukkan ke dalam sistem terlebih dahulu. Klik 'Insert Merge Field' dan klik kriteria yang dikehendaki untuk menggantikan bahagian tersebut.


P/s : Step 4 ini perlu diulang pada setiap bahagian yang akan digantikan dengan setiap data yang dimasukkan ke dalam sistem.

Step 5 : Final step! Klik 'Finish & Merge' dan pilih 'Edit Individual Documents'. Satu dialog box akan keluar untuk pilihan dokumen yang hendak di'merge'kan. Caranya ialah dengan memilih 'All' dan kilik 'OK'.


All done~! Selesai sudah pembelajaran untuk bahagian Mail Merge~~ Senang kan?? 
Just follow all the steps, and I'm sure you can do it :)

Have fun with Microsoft Word <3

Share:

0 comments